Ísafjarðarbær: engin tengsl eða samstarf við Offico

Borist hafa svör Ísafjarðarbæjar við 5 spurningum Bæjarins besta varðandi innheimtuþjónustu bæjarins. Tveimur þeirra er svarað en þremur ekki. Ekki er unnt að afhenta samninginn við Inkasso vegna viðskiptahagsmuna og skýrt kemur fram að sveitarfélagið hefur engar upplýsingar um tengsl milli eða samstarf Officio, Motus eða Inkasso né hefur óskað eftir þjónustu Officio varðandi innheimtumál, hvorki hjá Motus eða Inkasso.

Ekki er svarað spuringunni um aðkomu bæjarráðs eða bæjarstjórnar að uppsögn samningsins við Mótus, hjá hvaða fyrirtækjum leitað var eftir tilboðum í innheimtuþjónustu og af hverju stjórnendur töldu þörf á að skipta um innheimtufyrirtæki.

Svörin í heild:

„Frá árinu 2015 hefur Inkasso verið í samskiptum við stjórnendur sveitarfélagsins, m.a. fjármálastjóra, fyrri bæjarstjóra og fyrri bæjarritara um að bjóða fram þjónustu sína. Fundað hefur verið með þeim með reglubundnum hætti síðustu ár vegna þessa. Á þeim tíma var ekki talið rétt að skipta um þjónustuaðila, enda starfsmannabreytingar í innheimtudeild sveitarfélagsins og mikil endurskipulagning í gangi. Ákveðið var að ráðast í að skýra innri ferla í innheimtunni, klára innleiðingu á samningakerfi og öðrum hlutum innheimtunnar í fjárhagsbókhaldskerfi sveitarfélagsins áður en málið yrði tekið lengra. Á fundi með félaginu á árinu 2020 kom fram að það byði upp á sveigjanlegt innheimtukerfi þar sem sveitarfélagið sá tækifæri í að getað einfaldað til muna innheimtuna, náð betri yfirsýn og skilvirkni ásamt því að stjórna meiru sjálf við innheimtu einstakra mála, án þess að kostnaður félli á sveitarfélagið. Væri það bæði til hagsbóta fyrir fjárhag sveitarfélagsins og greiðendur.

Málið var því rætt m.a. í bæjarráði á fundi 28. september 2020, undir 1. lið, um að halda áfram þeirri vinnu sem hófst nokkrum árum fyrr um skoðun á að skipta um innheimtuþjónustu. Talið var mikilvægt að sveitarfélag, eins og aðrir opinberir aðilar, skoði reglulega hvað aðrir þjónustuaðila hafi upp á að bjóða og leiti sífellt leita til umbóta; betri þjónustu og lægri verð. Rétt væri því að segja upp samningi sveitarfélagsins við Motus með samningsbundnum 6 mánaða fyrirvara, svo hægt væri að afla nýs tilboðs frá Motus um verð í þjónustuna.

Veturinn 2020-2021 var nýttur í að yfirfara innheimtumálin og þjónustuna, skýra verkferla innanhúss, ræða við önnur sveitarfélög hvað þau væru að gera og skoða mismunandi innheimtukerfi og bakendann sem snýr að sveitarfélögunum o.fl. Í lok mars var samningi við Motus sagt formlega upp, eftir að hafa verið í samskiptum við Motus um mögulegar breytingar, uppsögn á samningi og að óskað væri eftir nýju verðtilboði. Á sama tíma var óskað eftir formlegu tilboði frá Inkasso um innheimtuþjónustu frá þeim.

Í lok mars og byrjun apríl var tekinn fundur með hvorum aðila fyrir sig þar sem farið var yfir málið.

Í maí var lagt til við bæjarráð og bæjarstjórn hvoru tilboði ætti að taka, en það sem skipti höfuðmáli var kostnaðurinn sem félli á greiðendur, íbúa sveitarfélagsins, en meginkostnaður við innheimtu mála fellur á greiðendur, en ekki sveitarfélagið sjálft. Kostnaður sveitarfélagsins við innheimtuþjónustu hefur verið kr. 100-300 þús. á ári, síðustu ár. Sérstaklega var horft til áskriftargjalda hjá fyrirtækjunum, ódýrari innheimtukostnaðar fyrir greiðendur, ódýrari lögfræðikostnaðar fyrir greiðendur, betra og skiljanlegra innheimtukerfis og að kerfið væri opið í báða enda, þannig að innheimtufulltrúi sveitarfélagsins gæti sjálfur aðstoðað með þær kröfur sem komnar væru til innheimtuþjónustunnar.  Það var því mat sveitarfélagsins að tilboð Inkasso bæri með sér verulegan ávinning fyrir viðskiptavini Ísafjarðarbæjar og hagræðingar í innheimtunni.

Sveitarfélaginu er óheimilt að afhenda samninga sem gerðir hafa verið við Inkasso og Motus, enda um viðskiptaskilmála og verð að ræða sem óheimilt er að veita utanaðkomandi upplýsingar um. Í minnisblaði sem áður hefur verið sent Bæjarins Besta kemur fram sá verðmunur í % sem munaði á tilboðunum. Studdu þessi verð þá ákvörðun að kerfi og þjónusta Inkasso hentaði frekar sveitarfélaginu við innheimtuþjónustu. Verðmunur, þar sem Inkasso er lægri gagnvart íbúunum okkar eru á bilinu 5-59%, sjá nánar töflu úr minnisblaðinu.

Þrátt fyrir að samningi við Motus hefur verið sagt upp munu þau mál sem voru hafin við þjónustuskipti áfram vera til innheimtu hjá Motus. Fyrirséð er því að sveitarfélagið mun vera í viðskiptum við Motus í einhvern tíma þar til málum lýkur þar að fullu.

Sveitarfélagið hefur engar upplýsingar um tengsl eða samstarf Officio, Motus eða Inkasso, og hefur ekki óskað eftir neinni þjónustu Officio varðandi innheimtumál, hvorki hjá Motus eða Inkasso. Tenging sveitarfélagsins við Motus og Inkasso eru beint við ákveðna starfsmenn þar, og enga aðra.“