Lögð var fram í bæjarráði Ísafjarðarbæjar í vikunni til kynningar þarfagreining vegna safngeymslumála Byggðasafns, Skjalasafns og Listasafns, dags. 7. október 2020, unnin af Guðfinnu M. Hreiðarsdóttur, forstöðumanni Skjala- og ljósmyndasafns Ísafjaðar, og Jónu Símoníu Bjarnadóttur, forstöðumanni Byggðasafns Vestfjarða.
Niðurstaðan er að þörf hvors safns um sig, Skjalasafnsins og Byggðasafnsins, sé
nálægt 1000 fermetrar horft til næstu 50 ára og þörf Listasafnsins sé um 300 fermetrar til sama tíma litið. Samtals er þörfin metin upp á 3.300 fermetrar.
Til ráðstöfunar eru aðeins 400 fermetrar fyrir öll söfnin og sameiginlega aðstöðu starfsmanna í Sundstræti 36 á neðri hæðinni sem tekið var á leigu til 10 ára fyrir fimm árum.
En strax í upphafi kom upp ágreiningur á milli leigutaka og leigusala sem endaði fyrir dómstólum og húsnæðið var aldrei nýtt undir geymslur. Ástandinu er svo lýst í skýrslunni:
„Geymslur Byggðasafnsins eru löngu sprungnar og munir safnsins í húsnæði út um allan
bæ. Safnkostur Listasafns Ísafjarðar er lengi búinn að vera á hrakhólum og hluti hans varðveittur við afar slæm skilyrði. Allar afhendingar til skjalasafnins undanfarin 10-12 ár eru geymdar á brettum í tímabundinni geymslu á hafnarsvæðinu auk þess sem
safnið hefur ekki treyst sér til að taka á móti stórum afhendingum, m.a. frá Ísafjarðarbæ, sökum plássleysis. Þá þarf Skjalasafnið að hefja undirbúning á móttöku rafrænna gagnasafna afhendingarskyldra aðila en engin aðstaða er fyrir hendi á safninu til að
geta tekist á við það stóra verkefni.“
Skýrsluhöfundar segir að æskilegt sé að velja húsnæði sem sé nógu stórt til að geyma núverandi safnkost og áætlaðan vöxt safnanna a.m.k. næstu 25 árin. Forðast eigi að leigja húsnæði ef ekki er kostur á langtímaleigu þar sem flutningur heils safns er mjög kostnaðarsamt, vandasamt og tímafrekt verkefni.
Bent er á að mögulega mætti byggja hentugar geymslur í áföngum, byrja á t.d. á 500 fermetra plássi og gera ráð fyrir að hægt sé að stækka húsnæðið þegar fram í sækir.
Kröfur um húsnæðis sem geymi safnakost eru allnokkrar.
Gæta þurfi að því að geymslurnar séu ekki staðsettar á svæðum þar sem hætta er á náttúruvá eða mengun. Tryggja þarf stöðugt hita- og rakastig í geymslunum og að lýsing sé rétt. Öryggiskerfi þarf í geymslurnar, þ.e. brunaviðvörunarkerfi tengt stjórnstöð, hita-, vatns- og reykskynjarar og innbrotaviðvörunarkerfi. Setja þarf upp hillukerfi í allar geymslur.
